A gestão de documentos digitais, é uma estratégia muito necessária para uma instituição, por dois motivos: primeiro, você estará contribuindo com a sustentabilidade, pois precisamos atender as necessidades das gerações presentes sem comprometer a capacidade das gerações futuras. E segundo, isso pode melhorar o fluxo de trabalho nos departamentos, e despertará todos para trabalharem com a ideia da cultura digital.
Neste artigo, queremos indicar 5 estratégias que podem potencializar a gestão dos documentos. Confira abaixo quais são.
1. Crie, armazene e compartilhe o conteúdo on-line em vez de imprimi-lo.
Armazene e gerencie imagens, vídeos, PDFs e outros arquivos usando o Google Drive. Ele é sincronizado com a nuvem para todos sempre acessarem o conteúdo mais recente. Os recursos de compartilhamento e controles de acesso do Drive tornam o trabalho com equipes internas e parceiros externos simples e seguro.
Crie novos documentos na janela do navegador. Em vez de imprimir muitos documentos para sua próxima sessão de treinamento, crie e compartilhe o material on-line no Documentos ou compartilhe gráficos e apresentações on-line no Planilhas ou no Apresentações. Todos verão a versão mais recente no computador, tablet ou smartphone e poderão adicionar comentários em tempo real.
Saiba como
2. Compartilhe recursos com sua equipe em um site interno
O monitoramento de recursos pode ser uma tarefa demorada, principalmente se você gerencia equipes no mundo inteiro. Mantenha todos os recursos em um só lugar com o Google Sites. Todos os membros da sua organização, onde quer que estejam, poderão acessar os recursos mais recentes.
Saiba como
3. Digitalize documentos físicos em qualquer lugar e armazene-os on-line
Em vez de guardar recibos ou documentos em papel, digitalize-os usando o app Google Drive no seu smartphone. Você terá PDFs instantâneos de qualquer transação na palma da mão.
Saiba como
4. Mantenha os rascunhos em um único arquivo e reverta para versões anteriores a qualquer momento
Ao trabalhar com vídeos, imagens, PDFs e outros arquivos, talvez seja útil armazenar vários rascunhos como referências. No Google Drive, você pode armazenar todos os rascunhos em um único arquivo para manter a organização e reverter para versões anteriores a qualquer momento, se necessário.
Saiba como
5. Monitore programações e prazos importantes
Monitore as tarefas criando um plano de projeto on-line no Planilhas. Liste as tarefas e atribua-as a membros da equipe. Qualquer pessoa pode atualizar a lista de tarefas on-line em tempo real, sem precisar verificar as atualizações por e-mail de todos. Em seguida, use o Agenda para criar uma agenda de equipe on-line que todos possam acessar e atualizar quando as programações ou os prazos mudarem. Ao programar reuniões de equipe no Agenda, anexe o plano de projeto ao evento e solicite as atualizações de todos antes da reunião.
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